Klik om het beleidsplan te downloaden.

BELEIDSPLAN 2015 - 2020

ALGEMEEN

"Op grond van artikel 2, lid 2, sub b. van de statuten dient het bestuur te streven naar continuïteit in de exploitatie van het denksportcentrum. Het beleid dienaangaande moet gestoeld zijn op een meerjarig beleidsplan, waarbij in principe de voor een onderneming gebruikelijke bedrijfseconomische uitgangsprincipes van toepassing zijn".

Met deze zinsnede uit onze statuten begonnen de beleidsplannen die vanaf 1998 als basis voor ons beleid hebben gediend en die wij ook in deze versie graag willen handhaven. Niet alleen omdat het de statutaire basis voor ons beleidsplan vormt, maar ook omdat het in essentie weergeeft: waarborging van de continuïteit in de exploitatie van ons denksportcentrum.

Op basis van een structureel evenwicht tussen inkomsten en uitgaven is het een uitdaging te blijven werken aan een functioneel denksportcentrum. Het denksportcentrum is verworven in 1995 en een jaar later dankzij vele inspanningen geschikt gemaakt als thuishaven voor de schaakclub en bridgeclubs. Deze beleidsperiode gaat het vierde lustrum in en onderkennen we meerdere belangrijke ontwikkelingen.

Met de recente schilderbeurt ziet de buitenkant van het denksportcentrum er weer prima uit. Binnen heeft het sanitair van de kleine zaal een upgrading gekregen. Eerder werden maatregelen om de uitgaven ten behoeve van energie te beperken met succes uitgevoerd. De voorzieningen t.b.v. het meerjarig onderhoud zijn op orde. Zo bezien staan we er op dit moment gezond voor, maar moeten we alert blijven.

Na een dreigende terugloop nam het aantal deelnemers aan bridgeactiviteiten in ons denksportcentrum aan het eind van de vorige beleidsperiode gelukkig weer toe. Het project Startersbridge, resp. Passageclub, een initiatief van de gezamenlijke bridgeclubs, zorgde vooral dankzij de inzet van Herman Kroon en Jos van Munster voor een ombuiging van de neergaande spiraal.

Bij het aanbreken van de beleidsperiode 2015-2020 is er evenwel opnieuw sprake van minder aangesloten leden bij zowel de schaakclub, als de bridgeclubs. Met als gevolg dat er minder inkomsten worden gegenereerd. Daarnaast constateren we een verder toenemende verhoging van de gemiddelde leeftijd bij de clubs. In de wandelgangen wordt de behoefte aan een middag-bridgeclub gehoord. De Stichting zal zich in de komende beleidsperiode dan ook pro-actief opstellen.

Met jaarlijks een kleine 30.000 bezoekers heeft ons centrum een belangrijke plaats in onze samenleving. We beogen dan ook het denksportcentrum dezelfde kwaliteit en uitstraling te laten behouden in de komende beleidsperiode. 

Ook in dit beleidsplan wordt in lijn met vorige edities het voorgestane beleid beschreven en toegelicht. Aan het eind worden de uitgangspunten nog eens kort op een rijtje gezet.

BESTUUR

Met een omvang van vijf leden, stellen we vast dat het bestuur goed in staat is alle taken naar behoren te verrichten. Er is sprake van een evenwichtige taakverdeling, zie bijlage 1. Opgemerkt wordt dat het bestuur naast het dragen van bestuurlijke verantwoordelijkheden, ook veel voldoening heeft in het met elkaar uitvoeren van voorkomende werkzaamheden. Desalniettemin moet er –gezien hun leeftijd en aantal dienstjaren- rekening mee worden gehouden, dat in de loop van deze periode bestuursleden hun functie kunnen neerleggen.

Aan het eind van de aflopende beleidsperiode is dit reeds het geval met onze secretaris Cor Ettema. Hij heeft aangegeven na een kleine 10 jaar zijn bestuurslidmaatschap te willen beëindigen. We streven ernaar iemand te vinden met dezelfde toewijding en kwaliteiten.

De verbinding tussen de vaste gebruikers van ons denksportcentrum en ons bestuur wordt gevormd door de Raad van Toezicht. Deze verbinding krijgt vooral gestalte door het feit, dat de leden van de Raad van Toezicht lid zijn van het bestuur van de vereniging die zij representeren. 

Met de Raad van Toezicht wordt in de regel éénmaal per kwartaal vergaderd. De frequentie van dit overleg wordt door ons voldoende geacht. Ons beleid om de Raad van Toezicht zo goed en tijdig mogelijk te informeren en besluit-punten van belang van een schriftelijke toelichting te voorzien, willen wij graag voortzetten.

VRIJWILLIGERS

Het beleid ten aanzien van onze onmisbare vrijwilligers, zoals dat in voorgaande beleids-plannen is verwoord, zal onverkort worden voortgezet. Deze vrijwilligers zorgen er voor dat we met elkaar het denksportcentrum kunnen "runnen". 

We blijven hen dan ook de waardering geven die ze verdienen, o.m. door het jaarlijks organiseren van een vrijwilligersbuffet en het geven van een kleine attentie aan de belangrijkste vrijwilligers aan het einde van het jaar. Verder proberen we in de dagelijkse omgang steeds tot uitdrukking te brengen dat ze "er bij horen".

Wat we hiervoor opmerkten over het ouder worden van ons ledenbestand, heeft natuurlijk ook zijn gevolgen voor ons potentieel aan vrijwilligers. De vijver waaruit we kunnen vissen wordt steeds kleiner.

PERSONEEL

Vaste medewerkers

De Stichting heeft de afgelopen beleidsperiode afscheid genomen van de schoonmaakster in eigen dienst. Er zijn 2 personen met een vast dienstverband:
a. Ellen de Jong (barkeeper en leiding bardienst) voor 32 uur per week en
b. Betty de Heer (bardienst) voor 5 uur per week.

Het beleid is er op gebaseerd een goed en zorgvuldig werkgever te zijn. Op basis van een arbeidsovereenkomst zijn of worden alle gangbare secundaire arbeids-voorwaarden van toepassing verklaard. We zijn aangesloten bij een arbo-dienst en hanteren een systeem van monitoring tijdens ziekte enz. Voorts is er aandacht voor de arbeidsomstandigheden.

Zoals reeds vermeld, wordt voor vrijwel alle activiteiten een beroep gedaan op betaalde oproepkrachten. Voor deze krachten is een duidelijke en redelijke beloningsstructuur vastgesteld, waarbij onder meer rekening wordt gehouden met ervaring en leeftijd. Het staand beleid om steeds te handelen conform de fiscale regels wordt onverkort gehandhaafd.

FINANCIEEL BELEID

Consistent financieel beleid heeft het denksportcentrum een gezonde status bezorgd. De inkomsten en uitgaven zijn tot nu toe structureel in balans en alle gereserveerde voorzieningen ten behoeve van meerjaren onderhoud e.d. zijn op orde. De conclusie is dan ook dat onze Stichting er bij de aanvang van het tijdvak dat dit beleidsplan omvat, zowel wat betreft de solvabiliteit als de liquiditeit, goed voor staat.

Ons beleid is gericht op het blijvend structureel evenwicht tussen uitgaven en inkomsten handhaven. Daarmee wordt voldaan aan de in onze statuten beschreven verplichting, dat de gebruikelijk bedrijfseconomische uitgangspunten van toepassing zijn. Een eventueel beperkt verlies in enig jaar acht het bestuur aanvaardbaar, mits dit nadrukkelijk incidenteel van aard is.

Tegen de achtergrond van een terugloop van leden, zullen er minder inkomsten binnen komen. In dat kader is het van belang te memoreren dat recent het besluit is genomen dat gebruik van ons centrum in beginsel gekoppeld is aan een minimum huurtarief. Ook houdt het bestuur m.b.t. de subsidiëring van drives t.b.v. goede doelen in ons centrum, de vinger aan de pols. Bij het om niet beschikbaar stellen van de accommodatie, moeten de directe kosten van zaalgebruik, ruimschoots door de opbrengst van consumpties worden gedekt.

Voorziening groot onderhoud

Het denksportcentrum is nu zo’n 20 jaar ons eigendom. Conform ons meerjaren onderhouds-plan worden de werkzaamheden uitgevoerd. Binnen de duur van dit beleidsplan wordt verwacht dat de cv-ketels vervangen zullen worden. Daarnaast is het denkbaar dat de parketvloeren extra onderhoud vragen.

Voor dit groot onderhoud is via de begroting een reserve ingesteld. Deze is voldoende om de voorziene uitgaven te dekken. Jaarlijks wordt de hoogte bepaald van de ten laste van de exploitatie komende storting in dit fonds.

Sponsoring

In onze vorige beleidsplannen is als uitgangspunt op dit terrein vastgelegd, dat gestreefd dient te worden naar een zodanige exploitatie, dat we niet afhankelijk zijn van subsidies of andere onverschuldigde bijdragen van wie dan ook. Het bestuur onderschrijft dit standpunt nog onverkort. Natuurlijk waarderen we de huidige sponsoren voor hun bijdragen en benutten we, zover aanwezig, nieuwe mogelijkheden.

In de loop der jaren is de ontvangst aan sponsorgelden flink teruggelopen. Het bestuur ziet dan ook, gezien de huidige economische situatie en onze geringe reclamewaarde, geen reële mogelijkheden om hiermee een constante, resp. substantiële inkomstenbron te genereren. 

TARIEVENBELEID

Consumpties

We handhaven voor de consumpties in principe twee tarieven: een lager tarief bij clubavonden en een hoger tarief bij andere evenementen, resp. verhuur aan derden. Het is een gegeven dat er al enige tijd nauwelijks vrijwilligers beschikbaar zijn voor het draaien van bardiensten. Bij alle activiteiten worden onze vaste medewerkers, dan wel betaalde krachten ingezet.

Ten aanzien van de verhoging van deze tarieven wordt een terughoudend beleid gevoerd. Eerst wordt bekeken of tot beperking van kosten gekomen kan worden, zonder dat de kwaliteit van ons product daar onder lijdt. Tevens worden de huurtarieven daarbij betrokken. Daarover straks meer.

Hoewel – zoals gezegd - het verhogen van de consumptietarieven niet onze eerste optie is om tekorten te dekken, maken wij een uitzondering voor de situatie waarbij de inkoopprijs van bepaalde dranken in betekenende mate wordt verhoogd. Dan kan het nodig zijn de prijzen aan te passen om te voorkomen dat de netto-opbrengst van de bar, zijnde 60% van de bruto-omzet, onder druk komt te staan.

Het is realistisch te verwachten, dat ook in de komende beleidsperiode soms tot prijs-aanpassingen moet worden besloten. In principe doen we dat niet in de loop van een boekjaar, maar bij de aanvang daarvan.

Zaalhuren

Met de vaste gebruikers van het denksportcentrum zijn in het verleden formele huur-contracten gesloten. In deze contracten, die voor onbepaalde tijd zijn aangegaan, zijn de wederzijdse rechten en verplichtingen vastgelegd.

Hoewel deze huurovereenkomsten alweer bijna 15 jaar gelden, hebben ze tot nu toe niet tot discussies of meningsverschillen tussen de contractanten geleid. Voorstellen tot wijzigingen zijn dan ook niet voorzien of te verwachten.

De wijze waarop de huur wordt berekend, in casu het vaststellen van een kengetal op basis van het aantal gebruikers c.q. per lid per vereniging, voldoet goed en wordt daarom gehandhaafd. Uitgangspunt blijft het aantal leden per 1 januari van het jaar, voorafgaande aan het begrotingstijdvak. Voorts wordt opgemerkt dat een minimale huurprijs per zaal wordt gehanteerd, welke de werkelijke kosten dekt van de zaalkosten (schoonmaak en verwarming).

Ten aanzien van de huurtarieven handhaven wij het beleid, dat deze in principe tenminste inflatie-volgend worden aangepast. En dit dan steeds aan het begin van het seizoen en tijdig, zodat de huurders daar bij de contributievaststelling rekening mee kunnen houden.

Het is niet uit te sluiten dat – als geen "grote" huurders voor overdag kunnen worden aangetrokken – substantiële huurverhogingen boven de inflatie, in deze beleidsperiode onontkoombaar zijn. Dergelijke voorstellen zullen telkens vroegtijdig met de Raad van Toezicht worden besproken. 

Het bestaande beleid om - als de financiële situatie daartoe noopt – eerst naar de huren te kijken en dan pas naar de consumpties, blijft gehandhaafd. Op die manier betaalt ieder clublid evenredig mee en worden degenen die al voor de meeste inkomsten zorgen, niet onevenredig belast.

Voor het gebruik door derden hanteren we een hoger tarief. Daarbij kan het voorkomen dat we in verband met de concurrentieverhouding (b.v. ten opzichte van De Palm) een zekere matiging moeten betrachten. Dit zal van geval tot geval bekeken moeten worden.

OPLEIDINGEN

Een zeer belangrijke zaak voor onze Stichting is, dat het wekelijkse aantal clubbridgers en schakers tenminste gelijk blijft en mogelijk nog wat groeit. Dit uitgangspunt houdt in, dat tenminste het natuurlijk verloop moet worden goedgemaakt.

Het bestuur vindt het daarom belangrijk initiatieven op dit terrein zoveel mogelijk te steunen en zodanig te faciliteren dat de (financiële) drempel zo laag mogelijk blijft.

Het geven van lessen beschouwt het bestuur overigens als een zaak van particulier initiatief. Wij achten ons niet verantwoordelijk voor de inhoud of kwaliteit van de lessen en zullen ons niet belasten met de feitelijke organisatie daarvan. Door aangesloten verenigingen zijn met veel succes initiatieven ontplooid om b.v. door middel van het project "Startersbridge", resp. Schaak-workshops het ledental te vergroten en te verjongen.

EVENEMENTEN

Naast de clubavonden vinden in ons denksportcentrum nog een flink aantal andere evenementen plaats, die in twee categorieën onderscheiden kunnen worden:

a. Evenementen waarvoor anderen de verantwoordelijkheid dragen en wij "slechts" als gastheer/verhuurder optreden.

b. Evenementen die door ons zelf worden georganiseerd.

Ad a.

Onder deze groep vallen onder meer alle bonds- en districtactiviteiten, alsmede drives en feestavonden van (aangesloten) verenigingen. Ook verenigingen van elders en niet-denksportverenigingen zijn in principe van harte welkom.

Aangezien dit voor onze baromzet interessante zaken zijn, is ons beleid er op gericht om deze "klanten" goede faciliteiten te bieden en staan wij in beginsel positief tegenover een nieuw evenement. Uiteraard dienen deze te passen binnen de mogelijkheden die het gemeentelijk bestemmingsplan ons biedt.

Ad b.

Met dank aan de evenementencommissie vinden onder de verantwoordelijkheid van de Stichting een viertal bridge-evenementen plaats. De organisatie van deze activiteiten wordt gecoördineerd door de evenementencie., waarbij een bestuurder als intermediair betrokken is.

We onderscheiden jaarlijks een viertal evenementen:

  • * het Open Papendrechts Kampioenschap in januari
  • * de Koningsdrive eind april
  • * de oliebollendrive eind december
  • * de zomeravondbridge op dinsdag- en donderdagavond in de maanden juni t/m augustus.

In principe worden door ons de aanbevelingen van de commissie con amore overgenomen. De groep doet het uitstekend en verdient de vrijheid die zij van ons krijgt.

Initiatieven van individuele bridgers en schakers – dus buiten verenigingsverband – juichen wij toe en verlenen wij als het enigszins kan medewerking. We tekenen daarbij aan dat deze activiteiten niet concurrerend mogen zijn voor de genoemde evenementen.

Deze beleidsperiode staat op verzoek van de evenementencie. voor het eerst de (jubileum-) Bevrijdingsdrive op 5 mei op onze kalender. We zijn benieuwd of er sprake zal zijn van een mogelijk negatief effect op de jaarlijkse Koningsdrive.

AUTOMATISERING

De nieuwe generatie bridgemates met geavanceerde technieken zijn niet meer weg te denken. De wedstrijdleiders benutten de vele mogelijkheden bij hun wedstrijden. De gebruikers ervaren het gemak en waarderen de gebruiksvriendelijkheid om bvb. thuis de spelverdelingen en de onderlinge resultaten te vergelijken.

De Stichting onderkent de noodzaak om in het centrum te kunnen beschikken over goed functionerende bridgemates en reserveert daarom ook jaarlijks t.b.v. de vervanging op basis van afschrijving.

Ten behoeve van de lessen en workshops beschikken we in de kleine zaal over voorzieningen t.b.v. een beamer. Er is geen noodzaak om deze voorziening in de grote zaal te realiseren. Voorts beschikt het gebouw over wifi.

Automatisering is in de huidige samenleving, dus ook voor ons denksportcentrum een noodzakelijk fenomeen. De economische veroudering gaat snel, dus we zullen voortdurend in hard- en software moeten investeren, willen we up to date blijven.

Speerpunt van beleid blijft dan ook om onze faciliteiten bij de tijd te houden, zodat wij voor onze (potentiële) huurders, waaronder het District en de N.B.B., een aantrekkelijke partner blijven. Onder het motto dat de kost voor de baat gaat, zal er regelmatig in het gebouw en de inrichting moeten worden geïnvesteerd. Uiteraard na een goede analyse en op een financieel verantwoorde manier.

BEZETTINGSGRAAD GEBOUW

Hoewel het aantal activiteiten in het gebouw best groot te noemen is, is er objectief gesproken, altijd nog plaats voor nieuwe. Zo wordt het gebouw op de vrijdagavond nauwelijks gebruikt en is er ook op de donderdagavond regelmatig nog ruimte. Maar met name overdag vindt er, behoudens door de damesbridgeclub Hartenvrouw en wat opleidingsactiviteiten, geen of nauwelijks gebruik plaats.

Het avondgebruik door derden - voornamelijk Verenigingen van Eigenaren – wordt inmiddels regelmatig ingeroosterd.

Aan het gebruik van het gebouw overdag zitten overigens wel wat haken en ogen. Zo zal het gebouw in verband met het avondgebruik, overdag schoongemaakt en gebruiksklaar moeten worden gemaakt. Hetzelfde zal moeten gebeuren tussen een eventueel overdag-gebruik en het daarop volgende avondgebruik. Logistiek en organisatorisch is uitbreiding van het gebruik niet altijd eenvoudig in te passen.

Het blijft dus een speerpunt van beleid om nieuwe gebruikers te vinden. Eén van de maat-regelen daartoe is onze website. Daarop staan duidelijk onze huurfaciliteiten vermeld. Herhaaldelijk wordt informatie ingewonnen, maar hoofdzakelijk voor particulier gebruik, hetgeen –gezien de bestemmingsplan-voorschriften– niet is toegestaan.

SAMENVATTING

Hieronder worden onze beleidsuitgangspunten voor de periode 2015-2020, zoals deze hierboven zijn beschreven, nog eens kort samengevat.

  1. Het beleidsplan heeft een looptijd van 5 jaar, te weten van 1 juli 2015 tot en met 30 juni 2020 en kan zo nodig in de loop daarvan worden bijgesteld.
  2. Het aantal bestuursleden wordt gehandhaafd op 5. Bij mutaties aandacht voor bestuurlijke en uitvoerende kwaliteiten.
  3. Bestuursleden geven vroegtijdig aan of ze al of niet herbenoemd willen worden.
  4. De frequentie van formeel overleg met de Raad van Toezicht blijft gehandhaafd op éénmaal per kwartaal.
  5. Bestaand beleid t.a.v. de vaste medewerkers, oproepkrachten, resp. vrijwilligers wordt voortgezet.
  6. Handhaven van structureel evenwicht tussen uitgaven en inkomsten. Daarbij accepteren dat incidenteel niet wordt voldaan aan de statutaire verplichting de bedrijfseconomische uitgangspunten toe te passen, c.q. dat ook een (beperkt) verlies kan worden geleden.
  7. Aanpassing van consumptietarieven vindt plaats aan het begin van het seizoen. Betekenende verhoging van inkoopprijzen kan leiden tot doorberekenen in de tarieven.
  8. Huurtarieven in principe inflatie laten volgen. Verhogingen aan het begin van eenspeelseizoen invoeren en verenigingen tijdig op de hoogte stellen. Huurtarieven voor derden worden bezien in relatie tot de concurrentie.
  9. Steun aan onder verantwoordelijkheid van derden te verzorgen bridge-/ schaak-opleidingen geven, waarbij het zakelijke aspect niet leidend hoeft te zijn.
  10. Evenementen van andere verenigingen zijn van harte welkom.
  11. Geen beleidswijzigingen t.a.v. de activiteiten van de evenementencommissie.
  12. Positief staan tegenover ieder initiatief van derden om iets in ons denksport-centrum te organiseren, mits mogelijk en passend binnen de voorschriften van het bestemmingsplan.
  13. Handhaving van het huidige systeem voor het afrekenen van de consumpties.
  14. Ontwikkelingen automatisering nauwlettend blijven volgen. Overgaan tot reservering t.b.v. periodieke vervanging bridgemates.
  15. Streven naar verhogen bezettingsgraad van het gebouw. Alle gebruikers zijn in principe welkom, mits belangen van de aangesloten verenigingen niet worden geschaad, resp. niet in hun activiteiten worden gehinderd. Gebruik moet ook passen in bestemmingsplan.
  16. Tijdig en verantwoord investeren in nieuwe ontwikkelingen, alsmede het op niveau houden van onderhoud gebouw, interieur en voorzieningen.
  17. Geen afhankelijkheid van sponsors. Geen actieve rol van bestuur om tot hogere inkomsten op dit terrein te komen.

Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 24 februari 2015.

Cor Ettema, secretaris Henk Mooij, voorzitter